Privacybeleid

1. Wie we zijn

Avintas wordt uitgebaat door SKKILLS BV, met maatschappelijke zetel te Steenbrugsestraat 14, 8210 Zedelgem, België en ondernemingsnummer BE1032213622.

Voor vragen over privacy of om je rechten uit te oefenen, gebruik je ons contactformulier. Vermeld dat het om een privacyverzoek gaat.

2. Onze rol

Welke rol we spelen, hangt af van wiens gegevens het gaat:

• Gegevens van gasten (reservaties, contactgegevens, berichten): het restaurant waar je reserveert, is de verwerkingsverantwoordelijke. Avintas verwerkt deze gegevens als verwerker, in opdracht en volgens de instructies van dat restaurant.
• Gegevens van onze klanten (accounts van restauranthouders en hun medewerkers, abonnementen en facturatie): hiervoor is SKKILLS BV zelf de verwerkingsverantwoordelijke.

Ben je gast en wil je je gegevens inzien, laten verbeteren of laten wissen? Richt je dan in de eerste plaats tot het restaurant. Restaurants kunnen de gegevens van een gast rechtstreeks in Avintas exporteren en wissen. Neem je toch contact met ons op, dan bezorgen we je verzoek aan het betrokken restaurant.

3. Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (enkel als versleutelde hash), taalvoorkeur en je rol binnen een restaurant.
• Restaurantgegevens: naam, adres, openingsuren, tafels, menu's en instellingen, en de gegevens van je abonnement.
• Reservatiegegevens van gasten: naam, e-mailadres, telefoonnummer, datum, uur en aantal personen, speciale wensen, notities en labels van het restaurant, en de bezoek- en no-showgeschiedenis bij dat restaurant.
• Geboortedatum van gasten (optioneel): enkel als je die zelf opgeeft, zodat het restaurant je rond je verjaardag een attentie kan sturen. Wordt nooit aan anderen getoond en op verzoek verwijderd.
• Betaalgegevens: betalingen voor waarborgen, cadeaubonnen, tickets en abonnementen verlopen via Stripe. Wij ontvangen het bedrag en de status van een betaling, nooit je volledige kaartgegevens.
• Berichten: de bevestigingen, herinneringen en andere e-mails of sms'en die we namens een restaurant versturen, met hun verzendstatus.
• AI-gesprekken: wat je intypt in de AI-assistent of de AI-host, en de antwoorden daarop.
• Technische gegevens: logbestanden met onder meer IP-adres, tijdstip en foutmeldingen, om de dienst veilig en werkend te houden.

4. Waarom en op welke grondslag

• Om de dienst te leveren waarvoor een restaurant met ons een overeenkomst heeft: reservaties aannemen, bevestigen en herinneren, tafels toewijzen en betalingen verwerken (uitvoering van de overeenkomst).
• Om je account te beheren en je abonnement te factureren (uitvoering van de overeenkomst, en onze wettelijke boekhoudkundige verplichtingen).
• Om de dienst te beveiligen, misbruik te voorkomen en fouten op te sporen (gerechtvaardigd belang).
• Om de kans op een no-show in te schatten op basis van de bezoekgeschiedenis bij hetzelfde restaurant, zodat het restaurant gerichter kan herinneren (gerechtvaardigd belang). Die inschatting leidt nooit op zichzelf tot een weigering.
• Om nieuwsbrieven en promotionele e-mails van een restaurant te versturen (toestemming). Elke promotionele e-mail bevat een link om je meteen af te melden.

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen geen persoonsgegevens. We werken met de volgende dienstverleners, die als subverwerker elk enkel de gegevens krijgen die ze voor hun taak nodig hebben:

• DigitalOcean (hosting)
• Stripe (betalingen)
• Mailgun (verzending van e-mail)
• Anthropic (AI-functies)
• Twilio (sms, enkel wanneer een restaurant dat gebruikt)
• Better Stack (logging)
• Google Analytics (statistieken van de website)
• PostHog (statistieken van de website)

Sommige van deze partijen verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Dat gebeurt dan op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een ander wettelijk doorgiftemechanisme.

Gegevens van gasten worden gedeeld met het restaurant waar ze reserveren. Verder geven we gegevens enkel door wanneer de wet ons daartoe verplicht.

6. Hoe lang we gegevens bewaren

• Gegevens van gasten worden automatisch geanonimiseerd drie jaar na hun laatste bezoek aan een restaurant. De reservaties blijven bestaan voor de statistieken van het restaurant, maar zijn niet meer tot een persoon te herleiden.
• Het logboek van verstuurde berichten wordt na twee jaar verwijderd.
• Gesprekken met de AI-assistent worden na 90 dagen verwijderd.
• Accountgegevens bewaren we zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan wordt het meteen geanonimiseerd.
• Facturen en de boekhoudkundige gegevens die erbij horen, bewaren we zeven jaar, zoals de Belgische wet vereist.
• Wordt een restaurant verwijderd, dan worden de gegevens van zijn gasten meteen geanonimiseerd.

7. Beveiliging

Gegevens worden versleuteld verstuurd. Wachtwoorden bewaren we enkel als versleutelde hash. Binnen een restaurant ziet elke medewerker alleen wat zijn rol toelaat, en toegang door medewerkers van Avintas is beperkt tot wat nodig is voor ondersteuning en beheer.

8. Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien (inzage);
• onjuiste gegevens te laten verbeteren (rectificatie);
• je gegevens te laten wissen (vergetelheid);
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• je gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat te krijgen (overdraagbaarheid);
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Je naam en taal wijzigen en je account verwijderen kan zelf, in de instellingen van het dashboard. Voor al het andere gebruik je ons contactformulier; we antwoorden binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

9. Cookies en lokale opslag

Om te zien hoe de site gebruikt wordt en hem te kunnen verbeteren, meten we het bezoek met Google Analytics (Google Ireland Limited) en PostHog (servers in de Europese Unie). Advertentie- of profileringscookies gebruiken we niet, en we verkopen geen gegevens.

Daarvoor vragen we je toestemming met een melding onderaan de pagina. Zolang je niet aanvaardt — en ook wanneer je weigert — meten we zonder iets op je toestel te bewaren: geen cookies, geen lokale opslag, en een kenmerk dat bij de meetdienst zelf gemaakt wordt en niet naar jou te herleiden is. Aanvaard je, dan plaatsen we deze cookies:

Deze zijn nodig om de site te laten werken. Ze staan er ook zonder toestemming, en daarvoor hoeven we die wettelijk niet te vragen:

De reservatiewidgets die restaurants op hun eigen website plaatsen, meten niets en zetten geen cookies.

Je keuze bewaren we een jaar; daarna vragen we het opnieuw. Herzien kan altijd via de link Cookiekeuze onderaan elke pagina — intrekken is even makkelijk als geven. Wat we vóór je intrekking al maten, blijft bestaan tot de bewaartermijn hieronder verstrijkt.

Metingen bij Google Analytics bewaren we veertien maanden. Metingen bij PostHog blijven bij het project horen zolang we het gebruiken; je kunt ze laten wissen via ons contactformulier.

10. Wijzigingen

We passen dit beleid aan wanneer de dienst of de wet verandert. De datum bovenaan toont de laatste wijziging. Belangrijke wijzigingen melden we klanten vooraf per e-mail.